Lo Barato Sale Caro | La Productividad, una Nueva Variable del Ahorro

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By Marcel Forns
General Manager at GEBTA Spain
Member of The Rooms Collection Advisory Board
 

Sin perjuicio de mantener el foco en el control del gasto, las empresas deben integrar en la política de viajes variables capaces de incrementar la productividad de los viajeros durante sus desplazamientos de negocio.

Hay margen para mejorar la productividad en los viajes de negocio. Esta es, como venimos advirtiendo desde los últimos años, una de las principales conclusiones de los estudios desarrollados por GEBTA: más del 25% de los viajeros considera que si su empresa mejorase las condiciones en las que vuela, se incrementaría su rendimiento.
 
Desde un punto de vista de gestión, el esfuerzo de contención del gasto en viajes de negocio en España es más que evidente y muy positivo: las empresas españolas han intensificado el número y frecuencia de los viajes, han ampliado los mercados a los que se dirigen, manteniéndose no obstante por debajo del volumen de gasto existente en 2007. Paralelamente a esta circunstancia (más viajes y más lejos, a menor coste),  las exportaciones españolas no han dejado de crecer como consecuencia, también, de la mayor intensidad viajera (factor causalidad viajes/exportaciones).
 
Desde el punto de vista del viajero, sin embargo, estos factores (foco en el gasto e incremento de los viajes) vienen a coincidir con un escenario caracterizado por la concentración del número de viajeros por empresa, como resultado de la destrucción de empleo y de la desaparición de tejido empresarial. La consecuencia, como también se desprende de los estudios de GEBTA, es que esos mismos viajeros están soportando un mayor estrés o fricción derivados de la mayor frecuencia y duración de los desplazamientos, así como de la rigidez de las políticas de viajes.
 
La reducción de dicho estrés no debe ser considerada únicamente desde el punto de vista de la responsabilidad de la empresa respecto de sus empleados (duty of care), sino a la vez desde un punto de vista estratégico y de gestión de costes, porque en una parte significativa de los casos el estrés está directamente vinculado con ineficiencias que generan pérdidas de tiempo y que suponen un coste oculto para las empresas. Según un reciente estudio de CWT, el tiempo medio perdido por viaje viene a suponer un coste equivalente a 662 US $. Sin perjuicio del mayor impacto del transporte, las empresas no pueden descuidar el factor alojamiento. Los hoteles son un aspecto clave en el viaje, no solamente en términos de gasto, sino además en los vectores de fricción (tiempo/stress), y por consiguiente productividad.  De acuerdo con el informe en cuestión la falta de conexión o conexión deficiente, así como la categoría inadecuada del hotel, están entre los principales factores de estrés de los viajeros (2º y 5º respectivamente).
 
Si el tiempo perdido es el tiempo de desplazamiento durante el cual el viajero no puede trabajar o descansar, está claro que la empresa debería incorporar a su política de viajes elementos para procurar minimizar dicho coste oculto. El 95 % de los viajeros de negocio europeos sigue trabajando durante sus viajes y el  54 % de estos profesionales destina al menos la mitad de su tiempo a realizar trabajos relacionados con el propósito de su viaje. Este porcentaje es todavía mayor en el caso de los españoles, ya que un 77% afirma “trabajar en el último momento” y emplear más de la mitad de su viaje para preparar próximas reuniones. Además, y pese a que pueda resultar sorprendente, los datos ponen encima de la mesa un hecho que responde a la pura lógica y que debería hacer reflexionar a muchas corporaciones: el un 65 % de estos ejecutivos señala que las mejores ideas las tienen cuando están fuera de la oficina (Vanson Bourne).
 
De acuerdo con el estudio llevado a cabo por GEBTA y Vueling “Hábitos y Tendencias de los viajes de negocio en España (2013)", los viajeros corporativos identifican su capacidad de mejorar la productividad durante el viaje, con la existencia de factores que les permitan disponer de un entorno adecuado para el trabajo y el descanso allí donde se encuentren en cada momento. Los elementos que el viajero de empresa relaciona mayoritariamente con el entorno adecuado para el trabajo, que a título descriptivo denominaremos el "workcenter", están directamente vinculados con el espacio (espacio adecuado para trabajar y que garantice una cierta confidencialidad), y la gestión del tiempo (horarios adecuados, flexibilidad y agilidad).
 
Por este motivo, desde el punto de vista de la política de viajes de la empresa, resulta crucial conocer los hábitos de los viajeros, a efectos de poder atender sus necesidades, en particular cuando éstas apuntan a factores directamente relacionados con el aumento de la productividad y la configuración de espacios tendentes a facilitar entornos de trabajo y descanso adecuados.
 
En el mismo sentido, resulta revelador analizar los aspectos que los mismos viajeros de negocio identifican como críticos para poder trabajar cómodamente en la habitación de un hotel, o aquellos elementos adicionales que ayudan a conformar un espacio óptimo para el trabajo desde la habitación del hotel, asociados con determinados hábitos de los viajeros de empresa.
 
Finalmente, y como resulta lógico, la propia ubicación del hotel va a determinar una mayor o menor pérdida de tiempo que deberemos contabilizar, en función de la proximidad y conexión con el destino final de nuestros viajeros. Para los ejecutivos americanos (73%), la ubicación es, seguida del precio (61%) y la gratuidad del wifi (51%), el factor más importante a la hora de escoger el hotel.
 
Las empresas son las primeras interesadas en que sus empleados sean productivos durante toda la jornada laboral, para eso les pagan. Por consiguiente, esas mismas empresas deben procurar evitar en la medida de sus posibilidades, la existencia de espacios de tiempo desaprovechados, durante los cuales el viajero no pueda trabajar, o en su defecto descansar, para evitar mermar su productividad. El tiempo perdido durante cualquier viaje, es un tiempo que difícilmente vamos a recuperar.
 
Una vez identificada la necesidad de realizar un viaje, el factor productividad interviene para establecer cuándo es conveniente modificar las condiciones del viaje y en su caso asumir un incremento en el coste del mismo, con el objeto de mejorar el rendimiento de los viajeros.
 
Así pues, para responder a la pregunta ¿cuándo resulta aconsejable un incremento del coste del viaje, con el objeto de mejorar el rendimiento de los viajeros?, deberemos identificar previamente aquellos elementos que contribuyen a una mejor gestión del tiempo o a una menor pérdida de tiempo, por parte de los viajeros de negocios.
 
Para poder establecer conclusiones validables de modo genérico y trasladable a los entornos de la empresa, deberá considerarse el diferencial de las tarifas hoteleras, con el objeto de su contraste con los costes medios/hora según los perfiles de cada viajero de negocio.
 
Los resultados obtenidos por GEBTA confirman la importancia de que la empresa incorpore en sus variables de cálculo, el concepto coste/hora de los viajeros desplazados, con el objeto de avaluar, si el importe resultante de ahorrar en ergonomía y condiciones adecuadas para el trabajo, es superior al coste/empresa que se genera por el tiempo perdido (las horas no trabajadas) del viajero.
 


Sin perjuicio de mantener el foco en el control del gasto, las empresas deben integrar en la política de viajes variables capaces de incrementar la productividad de los viajeros durante sus desplazamientos de negocio, porque como dice el refranero popular, a menudo lo barato sale caro.